Tips voor het bijhouden van een personeelsdossier
Geplaatst op
Voor veel managers en medewerkers van de HR-afdeling of personeelszaken zijn administratieve taken alledaagse kost. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, kan het personeelsdossier enorm groot worden. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn dat één enkele medewerker van de afdeling personeelszaken verantwoordelijk is voor het bijhouden van het dossier en om ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt bijgewerkt. Er zijn een aantal manieren waarop je tijd en geld kunt besparen voor wat betreft het bijhouden van een correct en actueel personeelsdossier. In deze blog geven we je daarom 3 essentiële tips.
Digitaliseer het personeelsdossier
Een eenvoudige manier om tijd de besparen op het gebied van de administratie van het personeelsdossier, is door het te digitaliseren. Het digitaliseren van personeelsdossiers levert een aantal voordelen op, waaronder dat het op meerdere manieren in te zien is; je hoeft dus niet langer op een specifieke plek om een concrete tijd te zijn om het personeelsdossier in te zien. Ook is het stukken eenvoudiger om op grotere schaal, voor meerdere data entries tegelijkertijd een wijziging door te voeren. Heb je het personeelsdossier niet digitaal? Dan kan dit betekenen dat er op elke pagina, voor elke medewerker er handmatig een aanpassing gedaan moet worden. Zonde van de tijd!
Zorg ervoor dat het veilig is
Er zijn strenge privacyregels op het gebied van het bewaren van persoonsgegevens. Ook als het gaat om gegevens van personeel van je eigen onderneming. Er zijn verschillende websites die een checklist hebben opgesteld zodat je er zeker van bent dat je personeelsdossier ook juridisch in orde is voor wat betreft vertrouwelijkheid en de privacy wetten binnen de Europese Unie.
Maak het personeelsdossier volledig
Er zijn een aantal zaken die niet mogen ontbreken aan een personeelsdossier. Dit zijn onder andere gegevens die nodig zijn om als werkgever te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Ook wil je gegevens bijhouden die nodig zijn om keuzes te maken op het gebied van bijvoorbeeld ontslag of salarisverhoging.
Gerelateerde berichten
WGA-premie: Beheer je lasten voor arbeidsongeschiktheid
De WGA-premie is een belangrijke kostenpost voor Nederlandse werkgevers. Deze premie dekt de risico’s voor werknemers die na een periode van ziekte...
Vind je ideale vacature als basisarts
Ben je basisarts en zoek je een nieuwe uitdaging of wil je oriënteren op een toekomstige specialisatie? Er zijn diverse mogelijkheden beschikbaar...